Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Teil A — Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Plattform procurement-ai.de sowie der SaaS-Beschaffungsplattform „procurement-ai", betrieben von:

WP Workers GmbH
Eichendorffstr. 13
82223 Eichenau
E-Mail: anfrage@procurement-ai.de

Teil A regelt die allgemeine Nutzung der Website. Teil B regelt die kostenpflichtigen Serviceverträge der SaaS-Plattform.

§ 2 Leistungsbeschreibung (Website)

Die kostenfreien Leistungen der Website umfassen:

• Informationen zu Beschaffungslösungen für den öffentlichen Sektor und regulierte Industrien
• Übersicht über Features, Integrationen und Preismodelle
• Wissensbeiträge und Blogartikel zu Beschaffungsthemen
• Kontaktformular für Anfragen und Beratung

Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Fachberatung.

§ 3 Kostenfreiheit der Website

Alle unter § 2 genannten Leistungen sind vollständig kostenlos. Es fallen weder Gebühren noch Abonnements an. Ausgenommen hiervon ist die kostenpflichtige SaaS-Plattform „procurement-ai" (Teil B).

Teil B — SaaS-Plattform „procurement-ai"

§ 4 Vertragsgegenstand

Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der cloudbasierten Beschaffungsplattform „procurement-ai" als Software-as-a-Service (SaaS). Der Service umfasst je nach gewähltem Tarif:

• KI-gestützte Artikelklassifizierung nach CPV-Codes
• Multi-Marktplatz-Suche über angebundene Marktplätze
• Rahmenvertrags-Management und automatischer Abgleich
• Revisionssichere Vergabedokumentation
• OCI 5.0 & cXML Integration in ERP-Systeme
• Genehmigungsworkflows und Bestellmanagement
• Webbasiertes Admin-Dashboard

§ 5 Tarife und Leistungsumfang

Starter (499 €/Monat)

Bis 10 Nutzer. Leistungen: KI-Bedarfserfassung, Multi-Marktplatz-Suche, Rahmenvertrag-Matching, Vergabedokumentation, 1 Marktplatz-Anbindung, E-Mail-Support.

Professional (1.299 €/Monat)

Bis 50 Nutzer. Alle Leistungen aus Starter, zusätzlich: OCI 5.0 & cXML Integration, Genehmigungsworkflows, alle Marktplätze, Admin-Dashboard, Prioritäts-Support.

Enterprise (auf Anfrage)

Unbegrenzte Nutzer. Alle Leistungen aus Professional, zusätzlich: dedizierter Server, On-Premise Option, Custom Integrationen, 24/7 SLA, Schulung & Onboarding. Preis und Konditionen auf Anfrage.

§ 6 Vertragsschluss und Registrierung

Der Vertrag kommt durch Online-Registrierung und Bestätigung durch procurement-ai zustande. Der Service richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, nicht an Verbraucher.

Kein Widerrufsrecht: Da sich der Service ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB) richtet, besteht kein Widerrufsrecht nach §§ 355 ff. BGB. Stattdessen steht dem Kunden die kostenlose Testphase (§ 7) zur Verfügung.

§ 7 Kostenlose Testphase

Neukunden erhalten eine kostenlose 30-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang des gewählten Tarifs. Es sind keine Zahlungsinformationen erforderlich. Nach Ablauf der Testphase erfolgt eine automatische Deaktivierung — keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

§ 8 Preise und Zahlungsbedingungen

Preise: Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die aktuellen Preise ergeben sich aus der Preisübersicht auf der Website.

Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Abrechnungszyklus.

Zahlungsmethoden: SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder Überweisung. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang fällig. Bei Zahlungsverzug ist procurement-ai berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren.

Preisänderungen: procurement-ai ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht.

§ 9 Vertragslaufzeit und Kündigung

Monatliche Abrechnung: Mindestlaufzeit ein Monat. Automatische Verlängerung um jeweils einen weiteren Monat. Kündigung mit 14 Tagen Frist zum Monatsende.

Jährliche Abrechnung: Mindestlaufzeit 12 Monate. Automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate. Kündigung mit 30 Tagen Frist zum Laufzeitende.

Kündigungsform: Schriftlich, per E-Mail oder über das Admin-Dashboard.

Außerordentliche Kündigung: Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist für beide Parteien möglich, insbesondere bei: wesentlicher Vertragsverletzung, Insolvenz, Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen, Missbrauch der Plattform.

Folgen der Kündigung: Der Zugang zur Plattform wird deaktiviert. Daten können innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende exportiert werden (siehe § 18 Datenportabilität), danach erfolgt die Löschung.

§ 10 KI-gestützte Klassifizierung — Besondere Bedingungen

KI-generierte Inhalte: Die KI-gestützte CPV-Klassifizierung wird automatisch generiert und kann Fehler enthalten. Es besteht keine Garantie für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der KI-generierten Zuordnungen. Die KI-Klassifizierung ersetzt keine fachliche Prüfung durch den Beschaffer.

Übersteuerung und Audit-Trail: Jede KI-Klassifizierung kann von autorisierten Nutzern manuell übersteuert werden. Änderungen erfordern eine Begründung und werden in einer lückenlosen Änderungshistorie protokolliert.

Kundenpflichten: Der Kunde ist verantwortlich für die Richtigkeit der eingegebenen Artikeldaten, die Überprüfung der KI-Klassifizierungsergebnisse, die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften und die ordnungsgemäße Nutzung der Plattform.

Missbrauch: Der Service darf nicht für rechtswidrige Zwecke, Manipulation von Vergabeverfahren, Umgehung von Schwellenwerten oder sonstige missbräuchliche Zwecke genutzt werden. Der Zugang kann bei Missbrauch unverzüglich gesperrt werden.

§ 11 Verfügbarkeit und Service Level

Verfügbarkeit: procurement-ai strebt eine Verfügbarkeit von 99,9 % monatlich an. Ausgenommen sind: geplante Wartungsarbeiten (48 Stunden Vorankündigung), Störungen durch höhere Gewalt, Fehler auf Kundenseite.

Support:

• Starter: E-Mail-Support (Antwort innerhalb von 2 Werktagen)
• Professional: Prioritäts-Support (Antwort innerhalb von 1 Werktag)
• Enterprise: Dedizierter Ansprechpartner, individuelles SLA

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die ausführliche Datenschutzerklärung ist unter /datenschutz abrufbar.

procurement-ai fungiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) wird auf Anfrage bereitgestellt.

Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (EU) gehostet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+). Eine Übermittlung an Drittstaaten außerhalb der EU erfolgt nicht ohne vorherige Zustimmung des Kunden.

§ 13 Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen

Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform für eigene geschäftliche Zwecke während der Vertragslaufzeit.

Dem Kunden ist insbesondere untersagt:

• Weiterverkauf oder Unterlizenzierung des Service
• Dekompilierung oder Reverse Engineering der Software
• Automatisierte Massenanfragen oder Scraping
• Umgehung von Sicherheitsmechanismen

Alle Rechte am geistigen Eigentum verbleiben bei der WP Workers GmbH.

Teil C — Gemeinsame Bestimmungen

§ 14 Haftung

Unbeschränkte Haftung: procurement-ai haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Beschränkte Haftung: Bei leichter Fahrlässigkeit haftet procurement-ai nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Entgelte.

KI-Klassifizierung: Für fehlerhafte KI-generierte CPV-Zuordnungen und daraus resultierende Schäden wird keine Haftung übernommen. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ergebnisse vor vergaberechtlich relevanten Entscheidungen zu prüfen.

Externe Links: Für die Inhalte externer verlinkter Seiten ist stets der jeweilige Anbieter verantwortlich. Links werden bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen umgehend entfernt.

§ 15 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund von Umständen höherer Gewalt, einschließlich Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Cyberangriffe, Stromausfälle, behördliche Anordnungen oder Streiks.

Die betroffene Partei hat die andere Partei unverzüglich zu benachrichtigen. Dauert die höhere Gewalt länger als 30 Tage an, steht beiden Parteien ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

§ 16 Urheberrecht und geistiges Eigentum

Alle Inhalte der Website und der Plattform unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der WP Workers GmbH.

Die vom Kunden in die Plattform eingegebenen Daten verbleiben im Eigentum des Kunden. procurement-ai erhält lediglich das zur Vertragserfüllung erforderliche Nutzungsrecht an diesen Daten.

§ 17 Vergabedokumentation und Datenintegrität

Die revisionssichere Vergabedokumentation wird mit SHA-256 Integritätsprüfung erstellt. Jeder Beschaffungsvorgang wird automatisch protokolliert und kann nicht nachträglich verändert werden.

Der Kunde ist für die Einhaltung der vergaberechtlichen Dokumentationspflichten verantwortlich. procurement-ai stellt die technische Infrastruktur bereit, übernimmt jedoch keine Gewähr für die vergaberechtliche Konformität der Dokumentation.

§ 18 Datenportabilität und Anbieterwechsel

Gemäß EU Data Act hat der Kunde das Recht, seine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu exportieren. procurement-ai stellt hierfür eine Exportfunktion im Admin-Dashboard bereit (JSON, CSV).

Nach Vertragsende besteht eine 30-tägige Frist für den Datenexport. Es erfolgt kein künstliches Lock-in über die vereinbarte Kündigungsfrist hinaus.

§ 19 Änderungen der AGB

Änderungen dieser AGB werden mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der Frist, gelten die neuen AGB als akzeptiert.

Bei Widerspruch steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu. Wesentliche Änderungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden; anderenfalls besteht ebenfalls ein Sonderkündigungsrecht.

§ 20 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt (Salvatorische Klausel).

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Fürstenfeldbruck, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Nebenabreden und Änderungen bedürfen der Textform.