Beschaffungs-Glossar
Alle wichtigen Fachbegriffe rund um öffentliche Beschaffung, Vergaberecht und eProcurement — verständlich erklärt.
A
AVV
Auftragsverarbeitungsvertrag. Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter, der die Datenverarbeitung regelt.
B
Bedarfsermittlung
Erster Schritt im Beschaffungsprozess. Feststellung von Art, Menge und Zeitpunkt des benötigten Bedarfs an Gütern oder Dienstleistungen.
C
CPV-Code
Common Procurement Vocabulary. EU-weites Klassifizierungssystem für öffentliche Aufträge. Jeder Code besteht aus 8 Ziffern und einer Prüfziffer (z. B. 30213300-8 für Desktop-Computer).
cXML
Commerce XML. Offener Standard für B2B-E-Commerce-Transaktionen, entwickelt von Ariba/SAP. Wird für Punchout-Kataloge und elektronische Bestellungen verwendet.
D
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung. EU-Verordnung 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
E
eVergabe
Elektronische Vergabe. Durchführung von Vergabeverfahren in elektronischer Form, einschließlich Bekanntmachung, Angebotsabgabe und Zuschlag.
G
Genehmigungsworkflow
Digitaler Freigabeprozess für Bestellungen. In procurement-ai werden Bestellungen über konfigurierbare Schwellenwerte automatisch zur Genehmigung vorgelegt.
GWB
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Teil 4 regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte.
K
Konfidenz
Vertrauensgrad einer KI-Klassifizierung. Gibt an, wie sicher die KI bei der CPV-Zuordnung ist. Bei niedriger Konfidenz wird ein Fallback-System aktiviert.
M
Mindestbestellwert
Minimaler Bestellwert, ab dem eine Bestellung bei einem Lieferanten oder über einen Rahmenvertrag möglich ist.
O
OCI 5.0
Open Catalog Interface Version 5.0. Von SAP entwickelter Standard für die Integration externer Kataloge in ERP-Systeme über Punchout-Mechanismen.
P
Punchout
Prozess, bei dem ein Nutzer aus dem ERP-System heraus auf einen externen Katalog zugreift, dort Artikel auswählt und den Warenkorb zurück ins ERP überträgt.
R
Rahmenvertrag
Langfristiger Vertrag zwischen Auftraggeber und Lieferant, der Konditionen (Preise, Skonto, Lieferzeiten) für wiederkehrende Bestellungen festlegt.
S
Schwellenwert
Auftragswert, ab dem bestimmte Vergabevorschriften gelten. Unterhalb des nationalen Schwellenwerts gilt die UVgO, oberhalb des EU-Schwellenwerts die VgV.
SHA-256
Kryptografischer Hash-Algorithmus. Wird in procurement-ai zur Integritätsprüfung der Vergabedokumentation eingesetzt. Jede Änderung am Dokument erzeugt einen neuen Hash.
Skonto
Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist. In procurement-ai werden Skonto-Konditionen aus Rahmenverträgen automatisch berechnet.
T
TED
Tenders Electronic Daily. Online-Supplement zum Amtsblatt der EU, in dem alle EU-weiten Ausschreibungen veröffentlicht werden.
U
UVgO
Unterschwellenvergabeordnung. Regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte.
V
Vergabedokumentation
Lückenlose Dokumentation des gesamten Beschaffungsprozesses — von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsschluss. Muss revisionssicher und nachvollziehbar sein.
VgV
Vergabeverordnung. Regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte.